ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

 

 

MİSYON: Müdürlüğümüzün Kuruluş amacı, Başkanlık Makamına doğrudan bağlı bir birim olarak Belediye Başkanının talimatlarını eksiksiz ve zamanında yerinde getirmek, vatandaşların Belediye hizmetleriyle ilgili konularda olan dilek ve şikâyetlerini Başkanlık Makamına ve ilgili birim sorumlularına doğrudan ileterek geri dönüşümünü sağlamak, Başkanlık Makamının tüm görüşme ve ziyaretlerinin gerçekleşmesini sağlamak, Başkanlık Makamının Belediye Birimlerinin çalışmalarıyla ilgili talep ettiği bilgileri birim sorumlularına ileterek geri dönüşümünü sağlamak, belediyemiz birimlerinin yürütmekte olduğu iş ve işlemler için birimlerimiz ile Başkanlık Makamı arasındaki gerekli iletişimi kurarak, işleyişin aksamadan yürütülmesini sağlamak, Başkanlık Makamının tüm İdari işlemlerinin, Protokol İşlemlerinin, Çalışma Programının aksaksız yürütülmesini sağlamak.

 

VİZYON: Müdürlüğümüz hizmetlerinin yürütülmesinde, tüm personelimizin bilgi ve yüksek performansının yanı sıra, saygı ve sevgiye dayalı bir anlayış ve işbirliği çevresinde çalışmalarını sürdürerek örnek bir birim olmak.

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ FAALİYETLERİ

 

  1. 657 sayılı Devlet Personeli Yasası, 5272 Sayılı Belediyeler Yasası ve 5216 Sayılı Büyükşehir Belediyeleri Kuruluş Yasası ile Özel Kalem Müdürlüğünün Kuruluş, Görev ve Çalışma Esasları Yönetmeliği çerçevesinde Belediye Başkanının İç Genelgeleri doğrultusunda bulunan tüm görev ve sorumlulukları yerine getirmek,

            

  1. Belediye Başkanının verdiği görev ve talimatlarını ilgililerine iletir, takibini yapar ve sonucunun Başkanlık Makamının bilgisine sunulmasını sağlamak,

 

  1. Başkanlık Makamının talimatları doğrultusunda Çalışma Programını hazırlar, takibini ve gerekli düzenlemeleri yaparak gerçekleşmesini sağlamak,
  2. Başkanlık Makamının tüm görüşme ve ziyaretlerinin takibini yaparak, gerçekleşmesini sağlamak,
  3. Özel Kalem Müdürlüğünün bünyesinde bulunan Servislerde yapılmakta olan tüm iş ve işlemlerin planlı ve programlı bir şekilde yürütülmesi ile çalışan personeli arasında gerekli işbirliğini sağlamak, çalışmalarını izlemek ve denetlemek,

 

  1. Başkanlık Makamının ve Özel Kalem Müdürlüğünün tüm İdari, Protokol ve Sekretarya işlerinin aksamadan zamanında yerine getirilmesini sağlamak,

 

  1. Vatandaşların Belediye Hizmetleriyle ilgili dilek ve şikâyetlerini Başkanlık Makamına ve ilgili Birim yetkililerine ileterek, geri dönüşümünü sağlamak,

 

  1. Belediyemiz Birimlerinde yürütülmekte olan iş ve işlemler için, Başkanlık Makamı ile Birimlerimiz arasındaki gerekli iletişimi kurarak, işleyişin aksamadan yürütülmesini sağlamak,

 

  1. Başkanlık Makamının ve Özel Kalem Müdürlüğünün iş ve işlemlerinin yürütülmesi için Belediyemiz Birimleri ile işbirliği yapmak.

 

  1. Özel Kalem Müdürlüğünün iş ve işlemlerinin yürütülmesi için gerekli olan tüm kararları alır ve uygulanmasını sağlamak.

 

Personel İşleri Servisi: Başkanlık Makamının ve Özel Kalem Müdürlüğünün tüm idari iş ve işlemlerinin yürütüldüğü bir servis olarak,

               

  1. Başkanlık Makamının ve Özel Kalem Müdürlüğünün Kurum içi ve Kurum Dışı tüm yazışmalarını yaparak, ilgililerine iletilmesini sağlamak.

 

  1. Kurum içerisinden gelen ve Özel Kalem Müdürü karar yetkisine dâhil yazıların kaydını yapmak, Müdürlük Makamına sunar ve talimat doğrultusunda geri dönüşümünü yaparak ilgililerine iletilmesini sağlamak.

 

  1. Kurum içerisinden ve Kurum dışından gelen ve Başkanlık Makamının karar yetkisine dâhil olan yazıların kayıtlarını yapmak, dosya içerisinde düzenleyerek Başkanlık Makamına sunulmak üzere Müdürlük Makamına iletmek, talimatlar doğrultusunda geri dönüşümünü yaparak ilgililerine iletilmesini sağlamak.

 

  1. Başkanlık Makamının ve Özel Kalem Müdürlüğünün tüm Bilgisayar yazılım işlemlerini yapmak.

 

  1. Başkanlık Makamının ve Özel Kalem Müdürlüğünün tüm yazışmalarının Dosyalama, Kayıt, Zimmet ve Arşivleme işlerini mevzuata uygun ve düzenli bir şekilde yürütülmesini ve muhafazasını sağlamak.

 

  1. Başkanlık Makamının ve Özel Kalem Müdürlüğünün tüm Demirbaş, Kırtasiye ve diğer Malzeme ihtiyaçlarının teminini sağlar ve bunların kayıt işlemlerini yapmak.

        

  1. Başkanlık Makamının ve Özel Kalem Müdürlüğünde görevli tüm personelin özlük konularıyla ilgili işlemleri mevzuatına uygun yaparak, muhafazasını sağlamak.

 

  1. Başkanlık Makamının imzasına sunulmak üzere gelen tüm evrakların Başkanlık Makamınca imzalandıktan sonra ilgili Birimlere iletilmesini sağlamak.         

                                                                                    

  1. Başkanlık Makamı adına gelen tüm Resmi ve Özel davetiyelere ve vatandaşların iyi günlerinin paylaşımına yönelik, Başkanlık Makamı adına Kutlama, Tebrik, Teşekkür mesajları ile vatandaşların kötü günlerinin paylaşımına yönelik Taziye Mesajlarını hazırlayarak, Başkanlık Makamına sunulmak üzere Özel Kalem Müdürlüğü Makamına iletir, imzalandıktan sonra talimatlar doğrultusunda ilgililerine ulaştırılmasını sağlamak.

 

 

 

 

Protokol İşleri Servisi:Başkanlık Makamının tüm protokol iş ve işlemlerinin yürütüldüğü bir servis olarak,

 

  1. Başkanlık Makamının talimat ve istekleri doğrultusunda Başkanın tüm randevularını bir program dâhilinde düzenleyerek görüşme ve ziyaretlerini sağlamak.

 

  1. Başkanlık Makamının talimatları doğrultusunda Günlük Çalışma Programını hazırlamak ve takibini yapmak.

 

  1. Başkanlık Makamı ve Müdürlük Makamı ile görüşmek amaçlı gelen tüm talepleri ilgili Makama ileterek görüşmelerin gerçekleşmesini sağlamak.

 

  1. Başkanlık Makamına gelen Resmi ve Özel davetlere talimatlar doğrultusunda hazırlanan Kutlama ve Teşekkür mesajlarının ilgililerine ulaştırılmasını sağlamak.

 

  1. Belediye Hizmetleriyle ilgili gelen vatandaşların ilgili Birimlere doğru yönlendirilmesini ve sorunlarının çözümü için ilgili Birim ve Kuruluşlarla gerekli koordinasyonu sağlamak.

 

  1. Belediyemizin düzenlemiş olduğu çeşitli etkinliklere gerekli katılımın sağlanması için, etkinliğin protokole duyurulmasını ve protokolün ağırlanması için gerekli düzenlemelerin yapılmasını sağlamak.

 

  1. Başkanlık Makamının Protokol Listelerinin güncellemesini yapmak.

 

  1. Protokol Servisinde yürütülmekte olan tüm iş ve işlemlerin düzenli kayıtlarını tutar ve arşivlenmesini sağlamak.

 

Sekretarya İşleri Servisi: Başkanlık Makamının ve Özel Kalem Müdürlüğünün Telefon Diplomasisinden sorumlu bir birim olarak,

 

  1. Belediye Başkanının ve Özel Kalem Müdürünün Kurum içi ve Kurum dışı tüm telefon görüşmelerini sağlamak.

 

  1. Başkanlık Makamı adına ve Özel Kalem Müdürü adına gelen tüm telefonların kayıtlarını tutarak, Fihriste ve Bilgisayar Sistemine kaydını yapmak.

 

  1. Başkanlık Makamının ve Özel Kalem Müdürlüğünün Telefon Fihristinin güncellemesini yapmak.

 

  1. Telefonla arayarak not bırakanları Mesaj Formuna işleyerek ilgili Makama iletir ve talimatlar doğrultusunda geri dönüşümünü sağlamak,

 

  1. Belediyemiz hizmetleriyle ve Dış Kurum ve Kuruluşlarla ilgili konularda gelen telefonları, konularıyla ilgili Birim ve Kuruluşlara yönlendirir, gerektiğinde arayanları konularıyla ilgili birimin sorumlularıyla görüşmelerini sağlamak.                                                        

                                                                                                                                                                                                                                                                                          

  1. Gün içerisinde gelen telefonların kayıtlarını tutarak Aylık Sayısal Dokümanları tutmak ve Dosyalamak.

 

  1. Başkanlık Makamı ve Özel Kalem Müdürü ile görüşmek amacıyla gelen tüm vatandaşları karşılar, ilgili Makamlara iletir, talimatlar doğrultusunda bilgi vererek görüşmelerini veya yönlendirilmelerini sağlamak.

          

  1. Sekretarya İşleri Servisinde yapılan tüm işlerin düzenli kayıtlarını tutar ve arşivlenmesini sağlamak.

 

Koruma ve Şoför

  1. Belediye Başkanının günlük Çalışma Programı çerçevesinde gün içerisinde katılması gereken toplantılar, ziyaret ve görüşmeleri için adına tahsis edilen Makam aracıyla ulaştırılmasını ve bulunduğu yerlerde olabilecek olumsuzluklara karşın gerekli güvenlik önlemlerin alınmasını sağlamak.

 

  1. Başkanlık Makamının Belediye Binası dışında bulunduğu yerlerde talimatları doğrultusunda Belediye ve Belediye Dışı Kurum, Kuruluş ve Kişilerle olan iletişimini sağlamak.

 

Hizmetliler

  1. Başkanlık Makamının, Özel Kalem Müdürünün ve Müdürlük Servislerinin ikram ve ağırlanmasına yönelik hizmetleri yapmak.

                                                                                                                 

  1. Başkanlık Makam Odalarının, Müdürlük Makam Odalarının ve Müdürlük bünyesinde bulunan tüm Servislerin günlük temizlik hizmetlerini yapmak.

 

  1. Başkanlık Makamı katında bulunan tüm Odaların güvenliğine yönelik kontrolü hizmetleri yapmak.

 

Çay Ocağı

 

  1. Başkanlık Makamına, Özel Kalem Müdürüne ve Müdürlük bünyesinde bulunan tüm servislerinde görevli personele ve gelen tüm misafirlere ikram edilecek (Çay-kahve gibi) içeceklerin hazırlanması görevini yürütmek.

 

İş İlişkileri

 

       1.  Diğer birimlerin, Müdürlüğünü ilgilendiren bölümleri ile iş ilişkisi kurmak.



TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİSİ SERVİSİ

GÖREV VE YETKİLERİ
 
1.  Özel kalem Müdürlüğü’nün ihtiyacı olan mal ve hizmet alımlarını ve Taşınır Kayıt Kontrol işlemlerini gerçekleştirmek.

 

2.  Müdürlüğe alınan malzemelerin muhafazasını sağlamak.

 

İş İlişkileri: Birimin işlemlerine ilgilendiren diğer birimlerle ile koordinasyon kurarak iş birliği sağlamak.
 

 

 

 İÇ YÖNETMELİĞİN KABULU

 


1. Bu iç Yönetmelik Keçiören Belediye Meclisince kabul edildikten sonra yürürlüğe girer. Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle daha önce yürürlükte bulunan Yönetmelik Ve Talimatnameler yürürlükten kalkar.

 



3.1. İÇ YÖNETMELİĞİN YÜRÜTÜLMESİ


1. Bu İç Yönetmelik hükümlerini Başkanlık Makamı adına Özel Kalem Müdürü yürütür.